Viele mittelständische Unternehmen haben eine gute Buchhaltung, eine verlässliche Steuerberatung und oft auch jemanden, der Zahlen aufbereitet. Was häufig fehlt, ist eine Person, die aus diesen Zahlen Entscheidungen ableitet, die Planung verantwortet und der Bank oder den Gesellschaftern auf Augenhöhe gegenübersitzt. Genau diese Lücke schließt ein externer CFO.
Was ein externer CFO macht
Ein externer CFO übernimmt die Aufgaben eines Finanzchefs, ohne fest angestellt zu sein. Je nach Unternehmen gehören dazu:
- Unternehmensplanung: eine Mehrjahresplanung mit Szenarien, die Umsatz, Kosten, Investitionen und Finanzierung zusammenbringt.
- Reporting und Steuerung: ein monatliches Reporting mit wenigen, aussagekräftigen Kennzahlen, Abweichungsanalysen und klaren Konsequenzen.
- Liquiditätsplanung: eine rollierende Vorschau, die früh zeigt, wann es eng wird, und Spielraum für Gegenmaßnahmen schafft.
- Finanzierung: Vorbereitung von Bankgesprächen, Förderanträgen oder Investorenrunden, inklusive der Unterlagen, die Kapitalgeber erwarten.
- Transaktionen: Begleitung beim Kauf oder Verkauf von Unternehmen oder Beteiligungen, von der Bewertung bis zur Due Diligence.
- Schnittstelle: Abstimmung mit Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Bank und Gesellschaftern.
Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen bleiben in der Regel bei der Steuerberatung. Der externe CFO sorgt dafür, dass aus diesen Zahlen Steuerung wird.
Externer CFO, Controller und Interim CFO
Die Begriffe werden oft vermischt, beschreiben aber unterschiedliche Rollen.
Controller bereiten Zahlen auf, pflegen das Berichtswesen und analysieren Abweichungen. Das ist wertvoll, aber meist operativ und nach innen gerichtet.
Ein CFO bewertet, was die Zahlen bedeuten, stellt die Finanzierung sicher und vertritt das Unternehmen gegenüber Bank, Investoren und Gesellschaftern. Diese Rolle ist strategisch und nach außen gerichtet.
Ein Interim CFO überbrückt typischerweise eine Vakanz, etwa nach dem Weggang eines Finanzchefs, und arbeitet für einige Monate in Vollzeit im Unternehmen.
Ein externer CFO oder CFO as a Service arbeitet dagegen in Teilzeit, über einen längeren Zeitraum oder für ein klar umrissenes Projekt. Für Unternehmen, die noch keine eigene Finanzleitung haben, ist dieses Modell meist passender als eine Interimslösung.
Woran man erkennt, dass es Zeit ist
Es gibt einige typische Anlässe, bei denen ein externer CFO sinnvoll wird:
- Eine Finanzierung steht an. Banken und Investoren erwarten eine belastbare Planung und schlüssige Antworten auf kritische Fragen. Wer diese Unterlagen zum ersten Mal erstellt, verliert oft Zeit und Verhandlungsposition.
- Die Liquidität ist schwer vorherzusagen. Wenn erst der Kontostand zeigt, ob es reicht, fehlt eine verlässliche Vorschau.
- Das Unternehmen wächst über mehrere Gesellschaften. Holding, Tochtergesellschaften und Verrechnungen untereinander machen eine konsolidierte Sicht nötig, die einzelne Abschlüsse nicht liefern.
- Ein Kauf oder Verkauf ist geplant. Bewertung, Kaufpreismechanik und Due Diligence entscheiden über einen großen Teil des Ergebnisses.
- Die Geschäftsführung trifft Entscheidungen nach Gefühl, weil das Reporting zu spät kommt, zu viele Zahlen enthält oder nicht zur Steuerung taugt.
Trifft einer dieser Punkte zu und lohnt sich eine Vollzeitstelle noch nicht, ist ein externer CFO meist die wirtschaftlichere Lösung.
Was ein externer CFO kostet
Die Kosten hängen vom Umfang ab. Üblich sind zwei Modelle:
- Laufendes Mandat: ein fester Rahmen von einigen Tagen pro Monat für Reporting, Planung und Sparring mit der Geschäftsführung.
- Projekt: ein abgegrenztes Vorhaben wie eine Finanzierungsrunde, der Aufbau eines Reportings oder die Begleitung einer Transaktion, mit vereinbartem Umfang und Zeitraum.
Abgerechnet wird meist nach Aufwand mit einem vorab vereinbarten Kostenrahmen. Zusätzlicher Aufwand wird erst nach Absprache abgerechnet. Im Vergleich zu einer festen Stelle entfallen Gehalt, Lohnnebenkosten, Recruiting und die lange Einarbeitung. Entscheidend ist aber weniger der Stundensatz als die Frage, welche Entscheidungen durch bessere Zahlen besser werden: eine günstigere Finanzierung, ein vermiedener Liquiditätsengpass oder ein höherer Verkaufspreis wiegen die Kosten in der Regel schnell auf.
Worauf man bei der Auswahl achten sollte
- Erfahrung mit Unternehmen ähnlicher Größe. Ein CFO aus dem Konzern arbeitet anders als jemand, der Mittelständler und Gruppen mit mehreren Gesellschaften kennt.
- Klare Abgrenzung zur Steuerberatung. Die Rollen sollten sich ergänzen, nicht überschneiden.
- Transparente Abrechnung. Ein vereinbarter Rahmen und ein regelmäßiger Nachweis über den Aufwand schaffen Vertrauen auf beiden Seiten.
- Übergabe statt Abhängigkeit. Gute externe CFOs bauen Strukturen auf, die das Unternehmen später selbst weiterführen kann.
Fazit
Ein externer CFO ist kein Ersatz für Buchhaltung oder Steuerberatung, sondern die Rolle dazwischen: jemand, der aus Zahlen Entscheidungen macht. Für viele Mittelständler, Gründer und Unternehmensgruppen ist das der schnellste Weg zu einer professionellen Finanzführung, ohne sich früh auf eine teure Vollzeitstelle festzulegen.
Wenn Sie wissen möchten, ob ein externer CFO für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, sprechen wir gern unverbindlich darüber.